作為一名法律從業(yè)者，每天都要和一堆形形色色的案件及各類文件打交道。面對(duì)堆積如山的法律文書(shū)，如何有效避免文檔丟失？在多人合作共同辦案的場(chǎng)景之下，如何最大化節(jié)省文件“翻閱”時(shí)間？出差之時(shí)，如何快速審閱一份緊急合同？需要外發(fā)的企業(yè)敏感文件，如何確保安全流轉(zhuǎn)？不得不承認(rèn)，以上所列無(wú)一不是令人頭疼的問(wèn)題。

        除了硬盤存儲(chǔ)與備份，文件管理你做了嗎？

        法律從業(yè)者的工作成果，在外人看來(lái)或許只是陳述、總結(jié)上短短的“臺(tái)上一分鐘”，但事實(shí)上，這些大多數(shù)都體現(xiàn)在了“臺(tái)下十年功”的文件中。

        身處法律行業(yè)，不知道以下的這些故事，有沒(méi)有在你身上發(fā)生過(guò)：

        電腦落在出租車、飛機(jī)、辦公室？

        U盤壞了、硬盤壞了讀取不出來(lái)？

        中病毒了，被不明黑客勒索？

        誤操作、Office崩潰導(dǎo)致文件全部刪除無(wú)法找回？

        以上所說(shuō)這些除個(gè)人經(jīng)歷外，還有部分是來(lái)自朋友圈的真實(shí)案例。在朋友圈搜索“電腦”、“文件”、“丟失”、“落下”等關(guān)鍵詞的組合，類似案例頻頻出現(xiàn)。而這些案例的發(fā)生，究其原因均是法律從業(yè)者們?nèi)狈?duì)文件的有效管理，從而使得大量重要文件到頭來(lái)變成一場(chǎng)空，光想就覺(jué)得苦不堪言。

        看了下身邊的眾多法律從業(yè)朋友們，為解決以上這些問(wèn)題，以前的他們往往是這樣做的：額外準(zhǔn)備一塊移動(dòng)硬盤，定期甚至每天睡覺(jué)前，為自己的文件做一個(gè)備份，也算是強(qiáng)迫自己養(yǎng)成定期存儲(chǔ)與備份的習(xí)慣。

        由此看來(lái)，除了硬盤存儲(chǔ)與備份之外，文件的有效管理同樣不可缺少。

        四大文件管理基礎(chǔ)需求，你敢說(shuō)你不需要？

        接下來(lái)，本人將現(xiàn)身說(shuō)法，記錄一名律師上班的日常狀態(tài)：律師一天工作大都是從打開(kāi)電腦開(kāi)始，第一步先找到自己手頭上正在經(jīng)手的案子，然后開(kāi)始處理正在進(jìn)行的文件、昨天遺留下的文件等，由于需要與經(jīng)手同一案子的律師協(xié)作，所以需要保證所有文件永遠(yuǎn)處在最新版本的狀態(tài)。

        而對(duì)于大多數(shù)法律從業(yè)者而言，“寒窗多年”的全部積累基本都在某一個(gè)硬盤或者電腦上保存，一旦發(fā)生了一些意外，簡(jiǎn)直后悔莫及。渴求的急切、找回的欣喜與找不回的失落，這些大悲大喜可能每一位法律從業(yè)者都或多或少經(jīng)歷過(guò)。

        下面，我對(duì)律師文件管理基礎(chǔ)需求做了簡(jiǎn)單總結(jié)，同時(shí)配合自身網(wǎng)盤產(chǎn)品的使用經(jīng)驗(yàn)做推薦，或許也是法律從業(yè)者的你所需要的：

        一、足夠大和便捷，做到安心存儲(chǔ)

        我們律師會(huì)碰到一些群體案件，比如銀行信用卡催收、勞動(dòng)爭(zhēng)議、延期辦證等案件，此類案件法院一般會(huì)要求分開(kāi)起訴，光是起草的起訴狀、授權(quán)委托書(shū)等起訴材料就有一大堆，整個(gè)案件的文件就更加數(shù)不勝數(shù)。

        要是再遇上需要多次修改當(dāng)事人名稱、地址、訴訟請(qǐng)求金額等信息的情況，多個(gè)版本極易搞混。這就需要法律從業(yè)者在平時(shí)做好文檔管理，為自身勞動(dòng)成果選擇一個(gè)穩(wěn)妥的保存之處。

        這里，給大家推薦一款個(gè)人使用后各方面體驗(yàn)都不錯(cuò)的文件管理平臺(tái)——億方云。

        針對(duì)律師這個(gè)全天候工作的群體，億方云可幫助團(tuán)隊(duì)形成各類法律文書(shū)的統(tǒng)一管理規(guī)范，上傳到云端妥善保管與備份，并且網(wǎng)頁(yè)、電腦、手機(jī)三端的實(shí)時(shí)同步與備份。

        在辦公室未完結(jié)的工作，回到家里也可打開(kāi)電腦接著做。另外，針對(duì)修改過(guò)多次的各類案件文書(shū)，所有歷史版本都在億方云上有存檔與時(shí)間記錄，不用擔(dān)心版本太多導(dǎo)致混亂。

        二、文件便捷分享，讓自己和團(tuán)隊(duì)高效獲取

        在傳統(tǒng)辦公情景中，律師們大多事先用電話、郵件等通訊方式，商量好最新的工作進(jìn)展，分頭撰寫(xiě)更新文檔，然后再通過(guò)微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對(duì)方文件的修改進(jìn)度，反復(fù)多次的來(lái)回傳輸，辦公效率自然大大降低。

        這就需要我們對(duì)“文件發(fā)送與獲取”進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的改造。

        同為億方云用戶的律師同事們，在平臺(tái)上可直接互相分享各類案件相關(guān)文件，而分享給外部的案件參與人員時(shí)，可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。而不管是以上哪一種分享方式，對(duì)被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會(huì)實(shí)時(shí)同步，被分享的律師同事和案件參與人員看到的均會(huì)是最新版本。

        如此一來(lái)，在多人合作共同辦案的場(chǎng)景之下，文件“來(lái)回傳輸”的時(shí)間就可被大大縮減。

        三、工作文件隨身而行，緊急合同快速審閱

        作為一名律師，出差見(jiàn)客戶是必不可少的工作內(nèi)容。當(dāng)一份緊急合同需要審閱之時(shí)，但是電腦又沒(méi)帶，這時(shí)就需要一款移動(dòng)端就能查看文件的工具。 而億方云就是這樣一款產(chǎn)品，提前將工作有關(guān)的文件上傳、備份至億方云，根據(jù)需要對(duì)所需文件進(jìn)行同步設(shè)置后，在電腦上的重要法律文件就可通過(guò)手機(jī)端隨時(shí)隨地快速獲取與查看。

        現(xiàn)在我哪怕是出差在外，也可以迅速查看文件、審閱合同、將文件發(fā)送給客戶。

        四、文件權(quán)限統(tǒng)一管理，所有工作文件安全流轉(zhuǎn) 

        律師天然要與或大或小的公司打交道，所處理的內(nèi)容也屬于企業(yè)中比較敏感的部分，所以對(duì)相應(yīng)文件安全的問(wèn)題格外重視。而在傳統(tǒng)工作狀態(tài)下，文件全部保存在本地，對(duì)于這樣的問(wèn)題，文件管理情境基本可以用一團(tuán)糟來(lái)形容。再加上法律行業(yè)本身具備特殊性，同一個(gè)案子的文件可能要經(jīng)很多人的手，同一部門不同律師對(duì)同一文件也會(huì)有著不同操作權(quán)限。

        之前在一個(gè)關(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議的案件中，我作為主負(fù)責(zé)律師，先給此案件建立起協(xié)作文件夾，邀請(qǐng)了團(tuán)隊(duì)內(nèi)的三名以及其他部門的兩名律師一起進(jìn)入?yún)f(xié)作，并根據(jù)角色所需分別給團(tuán)隊(duì)內(nèi)的律師設(shè)置編輯者權(quán)限（能修改文件）、其他部門律師設(shè)置查看者權(quán)限（能查看文件，但不能修改），方便不同成員在協(xié)作過(guò)程中各司其職。

        在使用過(guò)程中我還發(fā)現(xiàn)：億方云不僅支持對(duì)不同的文件/文件夾設(shè)置不同權(quán)限，而且權(quán)限可具體到任意成員。如果是需要對(duì)外分享的案件材料，分享律師還可針對(duì)文件本身進(jìn)行密碼、分享期限、訪問(wèn)及下載權(quán)限等設(shè)置、，所有法律文書(shū)的流轉(zhuǎn)過(guò)程安全、可控。

        法律行業(yè)向來(lái)以規(guī)則嚴(yán)密著稱，作為一個(gè)律師從業(yè)者，以上所列的文件管理問(wèn)題，相信大家在工作中也經(jīng)常會(huì)遇到。但在使用億方云企業(yè)網(wǎng)盤后，我的文件管理開(kāi)始變得嚴(yán)密，體驗(yàn)和效率都較之前有了很大的正向改變，也推薦同為法律同仁的你們?nèi)ハ螺d體驗(yàn)下。