作為一名法律從業者，每天都要和一堆形形色色的案件及各類文件打交道。面對堆積如山的法律文書，如何有效避免文檔丟失？在多人合作共同辦案的場景之下，如何最大化節省文件“翻閱”時間？出差之時，如何快速審閱一份緊急合同？需要外發的企業敏感文件，如何確保安全流轉？不得不承認，以上所列無一不是令人頭疼的問題。

        除了硬盤存儲與備份，文件管理你做了嗎？

        法律從業者的工作成果，在外人看來或許只是陳述、總結上短短的“臺上一分鐘”，但事實上，這些大多數都體現在了“臺下十年功”的文件中。

        身處法律行業，不知道以下的這些故事，有沒有在你身上發生過：

        電腦落在出租車、飛機、辦公室？

        U盤壞了、硬盤壞了讀取不出來？

        中病毒了，被不明黑客勒索？

        誤操作、Office崩潰導致文件全部刪除無法找回？

        以上所說這些除個人經歷外，還有部分是來自朋友圈的真實案例。在朋友圈搜索“電腦”、“文件”、“丟失”、“落下”等關鍵詞的組合，類似案例頻頻出現。而這些案例的發生，究其原因均是法律從業者們缺乏對文件的有效管理，從而使得大量重要文件到頭來變成一場空，光想就覺得苦不堪言。

        看了下身邊的眾多法律從業朋友們，為解決以上這些問題，以前的他們往往是這樣做的：額外準備一塊移動硬盤，定期甚至每天睡覺前，為自己的文件做一個備份，也算是強迫自己養成定期存儲與備份的習慣。

        由此看來，除了硬盤存儲與備份之外，文件的有效管理同樣不可缺少。

        四大文件管理基礎需求，你敢說你不需要？

        接下來，本人將現身說法，記錄一名律師上班的日常狀態：律師一天工作大都是從打開電腦開始，第一步先找到自己手頭上正在經手的案子，然后開始處理正在進行的文件、昨天遺留下的文件等，由于需要與經手同一案子的律師協作，所以需要保證所有文件永遠處在最新版本的狀態。

        而對于大多數法律從業者而言，“寒窗多年”的全部積累基本都在某一個硬盤或者電腦上保存，一旦發生了一些意外，簡直后悔莫及。渴求的急切、找回的欣喜與找不回的失落，這些大悲大喜可能每一位法律從業者都或多或少經歷過。

        下面，我對律師文件管理基礎需求做了簡單總結，同時配合自身網盤產品的使用經驗做推薦，或許也是法律從業者的你所需要的：

        一、足夠大和便捷，做到安心存儲

        我們律師會碰到一些群體案件，比如銀行信用卡催收、勞動爭議、延期辦證等案件，此類案件法院一般會要求分開起訴，光是起草的起訴狀、授權委托書等起訴材料就有一大堆，整個案件的文件就更加數不勝數。

        要是再遇上需要多次修改當事人名稱、地址、訴訟請求金額等信息的情況，多個版本極易搞混。這就需要法律從業者在平時做好文檔管理，為自身勞動成果選擇一個穩妥的保存之處。

        這里，給大家推薦一款個人使用后各方面體驗都不錯的文件管理平臺——億方云。

        針對律師這個全天候工作的群體，億方云可幫助團隊形成各類法律文書的統一管理規范，上傳到云端妥善保管與備份，并且網頁、電腦、手機三端的實時同步與備份。

        在辦公室未完結的工作，回到家里也可打開電腦接著做。另外，針對修改過多次的各類案件文書，所有歷史版本都在億方云上有存檔與時間記錄，不用擔心版本太多導致混亂。

        二、文件便捷分享，讓自己和團隊高效獲取

        在傳統辦公情景中，律師們大多事先用電話、郵件等通訊方式，商量好最新的工作進展，分頭撰寫更新文檔，然后再通過微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對方文件的修改進度，反復多次的來回傳輸，辦公效率自然大大降低。

        這就需要我們對“文件發送與獲取”進行標準化和流程化的改造。

        同為億方云用戶的律師同事們，在平臺上可直接互相分享各類案件相關文件，而分享給外部的案件參與人員時，可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。而不管是以上哪一種分享方式，對被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會實時同步，被分享的律師同事和案件參與人員看到的均會是最新版本。

        如此一來，在多人合作共同辦案的場景之下，文件“來回傳輸”的時間就可被大大縮減。

        三、工作文件隨身而行，緊急合同快速審閱

        作為一名律師，出差見客戶是必不可少的工作內容。當一份緊急合同需要審閱之時，但是電腦又沒帶，這時就需要一款移動端就能查看文件的工具。 而億方云就是這樣一款產品，提前將工作有關的文件上傳、備份至億方云，根據需要對所需文件進行同步設置后，在電腦上的重要法律文件就可通過手機端隨時隨地快速獲取與查看。

        現在我哪怕是出差在外，也可以迅速查看文件、審閱合同、將文件發送給客戶。

        四、文件權限統一管理，所有工作文件安全流轉 

        律師天然要與或大或小的公司打交道，所處理的內容也屬于企業中比較敏感的部分，所以對相應文件安全的問題格外重視。而在傳統工作狀態下，文件全部保存在本地，對于這樣的問題，文件管理情境基本可以用一團糟來形容。再加上法律行業本身具備特殊性，同一個案子的文件可能要經很多人的手，同一部門不同律師對同一文件也會有著不同操作權限。

        之前在一個關于勞動爭議的案件中，我作為主負責律師，先給此案件建立起協作文件夾，邀請了團隊內的三名以及其他部門的兩名律師一起進入協作，并根據角色所需分別給團隊內的律師設置編輯者權限（能修改文件）、其他部門律師設置查看者權限（能查看文件，但不能修改），方便不同成員在協作過程中各司其職。

        在使用過程中我還發現：億方云不僅支持對不同的文件/文件夾設置不同權限，而且權限可具體到任意成員。如果是需要對外分享的案件材料，分享律師還可針對文件本身進行密碼、分享期限、訪問及下載權限等設置、，所有法律文書的流轉過程安全、可控。

        法律行業向來以規則嚴密著稱，作為一個律師從業者，以上所列的文件管理問題，相信大家在工作中也經常會遇到。但在使用億方云企業網盤后，我的文件管理開始變得嚴密，體驗和效率都較之前有了很大的正向改變，也推薦同為法律同仁的你們去下載體驗下。