企業如何實現文件共享

        大部分的人對文件共享的印象還停留在非常傳統的共享方式上,比如郵件、QQ、局域網、FTP等。而這些文件共享方式的弊端也是清晰可見。

傳統文件共享弊端

        通過郵件傳送文件的傳統方式，需要上傳、下載、傳送等多步完成，每次有文件修改都需要重新發送郵件，效率低，而且容易造成文件版本的混亂。如果是機密文件，郵件傳送過程中還面臨著被劫持的風險。

        QQ、微信等即時通訊工具傳送文件，尤其是大文件時，會受到網絡狀況的影響，容易出現中斷的情況，文件每次修改后仍需要重新傳輸。

        而局域網、FTP的文件共享就更不用說了，外網訪問困難，對外共享協作極其不便。

個人網盤文件共享方式

        百度云、360云等個人網盤因為免費，大多數的小企業或者員工貪圖免費開始使用網盤做辦公文件的分享。雖然個人網盤分享文件的方式相對于郵件和即時通訊工具有一定的便利性，省去了文件傳輸的過程，但多人共用同一賬號登錄使得賬號安全系數極低，文件的安全性面臨威脅，可能被任意修改和刪除，刪除后的信息難以找回。并且，有些個人網盤不支持同一賬號多個IP同時登錄，共享者登錄查看文件可能存在沖突。

        此外，大多數個人網盤沒有在線編輯功能，文件每次修改仍需要下載、編輯、上傳的繁瑣步驟。

企業網盤分享文件的優勢

        企業網盤類產品實現了有權限管控的多人共享。將個人賬號統一在公司賬號之下，團隊成員用各自的賬號登錄，在共享的文件內按照不同的角色擁有對文件的不同權限，如文件所有者、上傳者、編輯者等，以保證企業文件的安全性。

        企業網盤一般都有通過鏈接分享的方式，對鏈接設置日期、權限等限制，單獨將某一份需要共享的文件分享給同事或者公司外部的合作伙伴。

        目前國內的主流企業網盤類產品都有在線編輯功能，對于共享文件的修改不必再在下載后進行，也可以通過同步端在本地直接編輯，系統自動保存。

國創公司文件共享案例

        國創這是一家日本暖通設備的核心代理商，家用和商用的都有涉及，從銷售、安裝到售后一條龍服務，目前在本省擁有10余家門店，年銷售額破億。他們使用的是億方云企業網盤。

        在每個門店的中央空調的銷售安裝過程中，店長會根據客戶的姓名+地址在億方云上新建一個協作文件夾，然后邀請客戶、設計師、銷售員、安裝工一起加入協作。銷售員跟進客戶需求，將對應的需求文件上傳進這個文件夾后，可以直接@給設計師。設計師收到@信息后，根據需求設計完安裝設計圖之類的文件后，也上傳至這個文件夾。

        接著設計師會在設計圖下面@給客戶，請客戶確認，客戶的億方云手機客戶端同樣也會收到一條@消息并可直接查看，有什么反饋文件就可以直接在文件下面評論，跟設計師討論了。

        確認完畢后，設計師就可以@給安裝工了進行安裝的安排，安裝工上門安裝。安裝完成后就會用億方云手機客戶端拍照，照片就會自動上傳到這個客戶的文件夾 了，以作售后的證明。

        整個流程的文件共享都是基于億方云企業網盤的，而且每個人之間的上傳、協作、查看、跟進、文件信息的記錄都是非常便捷的，而且省去來傳統的多次上傳下載，反復確認溝通的繁瑣。