2019年1月13日，由西奧電梯、春風(fēng)動(dòng)力、老板電器這三家杭州企業(yè)聯(lián)合發(fā)起的IT聯(lián)誼年會(huì)&IT供應(yīng)商共享發(fā)布會(huì)在杭州運(yùn)河塘棲雷迪森莊園舉辦。作為西奧電梯的優(yōu)秀合作伙伴，億方云應(yīng)邀出席并在本次發(fā)布會(huì)上獲得榮譽(yù) 。

      目前，通過浙江制造認(rèn)證的電梯企業(yè)為數(shù)甚少，杭州西奧電梯有限公司（簡稱“西奧電梯”）便是其中之一。作為一家現(xiàn)代化綜合型電梯服務(wù)制造商，西奧電梯在電梯整機(jī)產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、安裝及售后維保等環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生大量報(bào)表、圖紙、音視頻資料等各類形式的知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)于知識(shí)的高效管理有著強(qiáng)烈需求。
      就是這樣一家知識(shí)管理的高需求企業(yè)，2017年便選擇與億方云達(dá)成合作。這背后，西奧電梯究竟有著怎樣的考量？

知識(shí)管理面臨多重挑戰(zhàn)
      杭州西奧電梯有限公司立足杭州，并在全國布局銷售網(wǎng)絡(luò)及分公司，現(xiàn)擁有3000余名員工，為全球70余個(gè)國家和地區(qū)提供服務(wù)。立身如此龐大的業(yè)務(wù)體系，西奧電梯希望做到：對(duì)外持續(xù)為客戶和全社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值，對(duì)內(nèi)為員工和企業(yè)沉淀核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)，即做好企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)管理，因此選擇一款優(yōu)秀的文件管理產(chǎn)品就顯得尤為重要。
目前，西奧電梯產(chǎn)品包含九大系列，產(chǎn)品類型涵蓋二十余種梯型。正是這種多系列、多品類的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，使得電梯 

      制造過程中的中間文檔也更為繁雜，西奧電梯在企業(yè)知識(shí)的統(tǒng)一沉淀與管理中往往面臨重重挑戰(zhàn)：
      l 公司產(chǎn)業(yè)及業(yè)務(wù)鏈復(fù)雜，繁多的辦公文件如何統(tǒng)一歸檔與管理?
      l 目前企業(yè)管理模式呈現(xiàn)集團(tuán)化與垂直化，如何提高各部門員工間的溝通效率？
      l 組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜業(yè)務(wù)跨度大，如何實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同下的辦公文件快速分享？
      l OA、ERP、FTP、IM等各類信息化系統(tǒng)彼此割裂，如何形成有效連接？
      基于知識(shí)管理，億方云給西奧帶來了哪些價(jià)值？
      基于西奧電梯繁多的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)，億方云為之搭建起了集文件存儲(chǔ)、共享與辦公于一體的統(tǒng)一知識(shí)管理平臺(tái)——西奧云。在西奧云上，總公司，各分、子公司，上游供應(yīng)商，下游代理商，外部項(xiàng)目參與者等企業(yè)內(nèi)外部成員間都可實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用場(chǎng)景下的文件快速、安全流轉(zhuǎn)，知識(shí)管理取得一定成效。

搭建產(chǎn)品資料庫，企業(yè)核心知識(shí)被有效匯聚
       西奧電梯擁有九大系列、二十余種梯型產(chǎn)品，加上電梯產(chǎn)品本身就相對(duì)復(fù)雜，設(shè)計(jì)要求也較高，涉及的文檔也相自然更為繁雜。以銷售管理部門為例，如何有效管理好各類產(chǎn)品文件，并方便相關(guān)銷售人員快速找到所需文件，一直是困擾他們的一大難題。
       此前，為了便于銷售相關(guān)人員查找文件，銷售管理部人員在FTP中以電梯型號(hào)命名文件夾資料，這樣銷售人員可以根據(jù)型號(hào)一層層查找到自己想要的電梯產(chǎn)品資料，但是長期下來，文件夾層級(jí)深查找效率低，并且電腦系統(tǒng)限制文件夾路徑的長度，文件存放受限。

       西奧云作為西奧電梯各類梯型產(chǎn)品的資料庫，可將企業(yè)所有文件有效匯聚，包括應(yīng)用系統(tǒng)和散落在FTP、QQ、郵箱、個(gè)人PC等各處的文件，逐步形成西奧電梯的核心知識(shí)庫。同時(shí)，運(yùn)用云盤的搜索功能，不局限于文件夾標(biāo)記文件路徑，員工通過搜索標(biāo)簽、關(guān)鍵詞、文件類型等屬性也能較快搜索到對(duì)應(yīng)梯型的文件，提高了查找的效率和便利性。

信息交互不再繁瑣，跨部門溝通效率明顯提升
 

       除文件繁多外，西奧電梯總部各部門之間信息交互困難也是辦公效率無法快速提升的一大阻礙。以【工地運(yùn)營部】-【安裝工藝】的工作流程為例，之前，電梯安裝說明書的完整產(chǎn)出流程中常常需要多部門配合：
      研發(fā)中心需要提供素材、、內(nèi)審后確定最終版電梯安裝說明書，工地運(yùn)營部需要整合素材并形成電梯安裝說明書，圖文打印商則需將安裝說明書打印入包給相關(guān)部門，多部門間的文件交互十分頻繁。而以上流程中涉及的所有過程文檔，都是通過微信、QQ、郵件等形式進(jìn)行傳輸，產(chǎn)品信息在各部門中流轉(zhuǎn)效率低下，特別是大文件傳輸時(shí)間成本高。

       在西奧云上，工地運(yùn)營部通過將研發(fā)中心拉入?yún)f(xié)作、將電梯安裝說明書外部協(xié)作給圖文打印商，便能實(shí)現(xiàn)跨部門的素材共享與內(nèi)外部的高效協(xié)同辦公。同在協(xié)作文件夾內(nèi)的工地運(yùn)營部、研發(fā)中心同事及外部圖文打印商，可同時(shí)在線預(yù)覽電梯安裝說明書，有編輯權(quán)限的協(xié)作成員還可直接修改文件，保存后看到的均是最終版本，不再需要通過微信、QQ、郵件等平臺(tái)反復(fù)進(jìn)行上傳、傳輸、下載等繁瑣步驟，原本需要數(shù)十次來回傳輸、接收、修改、確認(rèn)2小時(shí)的文件現(xiàn)在只需30分鐘即可完成整套流程，時(shí)間成本節(jié)省75%；還可針對(duì)文件展開討論并將修改意見直接@相關(guān)人員，各部門間的溝通效率也得到了很大提升。

打通信息共享渠道，總部與分公司的文件協(xié)作更便捷
       此前，西奧電梯分、總公司的信息共享受地域限制，總部向分公司信息下發(fā)、收集沒有統(tǒng)一的平臺(tái)，利用微信、QQ、郵件等方式在傳輸效率、安全管控等方面存在諸多弊端，給工作帶來很大的不便利性：
     （1）總部-銷售管理部通過郵件分發(fā)銷售政策、產(chǎn)品合同資料給分公司人員，分公司的銷售數(shù)據(jù)再通過郵件分別發(fā)送至總部人員郵箱，總部人員需要單獨(dú)一個(gè)個(gè)下載，機(jī)械重復(fù)的操作浪費(fèi)工作時(shí)間；
     （2）總部-工地運(yùn)營部向分公司下發(fā)安裝資料和視頻，用社交平臺(tái)如QQ傳輸效率低、且?guī)滋旌笪募瓦^期了不可追溯，也沒有權(quán)限管控能力。
而在使用西奧云之后，總部與分公司、西奧電梯與代理商、研發(fā)與生產(chǎn)之間信息共享渠道被打通，上述問題得到有效解決，文件協(xié)作效率也有了顯著提升：
    （1）在西奧云上，為分公司銷售支持創(chuàng)建群組并拉通協(xié)作，相關(guān)人員即可共享總部銷售政策、產(chǎn)品資料。同時(shí)，分公司成員還可快速上傳各自的銷售數(shù)據(jù)文件至指定文件夾，收集工作輕松完成；
   （2）總部-工地運(yùn)營部將分公司工程安裝、工程服務(wù)人員作為群組拉通協(xié)作，共享總部的電梯安裝視頻資料，避免了傳輸效率低、文件過期的弊端。同時(shí)，通過靈活的權(quán)限設(shè)置：分公司人員可直接在線預(yù)覽視頻，但不能下載與分享，以此保證文件的安全性。

搭建信息傳遞橋梁，確保企業(yè)向外部代理商發(fā)送的文件安全可控
      在日常工作中，各分、子公司、上游供應(yīng)商及下游代理商間業(yè)務(wù)線繁多，往往需要多方傳遞信息：上游供應(yīng)商負(fù)責(zé)電梯零配件生產(chǎn)并供貨給總部及分、子公司，由總部及分、子公司負(fù)責(zé)電梯整機(jī)綜合服務(wù)；各層級(jí)公司又將電梯產(chǎn)品授權(quán)給下游經(jīng)銷商，由他們負(fù)責(zé)代理電梯銷售、安裝、維修、保養(yǎng)等服務(wù)。
      此前，工地運(yùn)營部通過郵件、QQ等方式向代理商發(fā)送文件，無法統(tǒng)一管理和進(jìn)行文件安全管控。再加上電梯安裝、維修的視頻指導(dǎo)資料多為幾百M(fèi)，傳統(tǒng)的文件傳輸方式大多對(duì)速度有所限制，且更新版本后又需重新發(fā)送、傳輸，多版本資料導(dǎo)致信息錯(cuò)亂的現(xiàn)象也是屢見不鮮，很顯然已經(jīng)無法滿足工地運(yùn)營部的需要。如何保證各渠道各級(jí)代理商快速獲取最新產(chǎn)品資料，權(quán)限又能可控，并保證信息的一致性和實(shí)時(shí)更新顯得尤為重要。
      為方便代理商及時(shí)查看到企業(yè)資料，總部-工地運(yùn)營部在西奧云開通了一個(gè)外部協(xié)作賬號(hào)，可供近千人的外部代理商共用。同時(shí)，外部協(xié)作人員可在線預(yù)覽音視頻，在外安裝電梯人員還可使用APP離線功能，將大視頻文件離線后再觀看，既省流量又能加快預(yù)覽速度。此外，通過“不允許下載與分享”的協(xié)作權(quán)限設(shè)置，可有效保證文件安全性。
      目前，西奧電梯內(nèi)部使用億方云的員工人數(shù)已有1500多人，西奧云上建立起文檔目錄數(shù)百個(gè)，上傳工作文件數(shù)百萬個(gè)。而通過億方云的使用，跨區(qū)域、分公司及各大部門間可實(shí)現(xiàn)各訂單資料、項(xiàng)目文件、產(chǎn)品型號(hào)、電梯生產(chǎn)進(jìn)度等資料的快速傳輸、同步和共享，自身客戶服務(wù)能力和效率都得到了大幅提升。
      此次獲獎(jiǎng)，是西奧電梯對(duì)億方云產(chǎn)品功能、體驗(yàn)、服務(wù)等各方面能力的極大肯定。而事實(shí)上，在服務(wù)層面能力的調(diào)研與產(chǎn)品選型過程中，西奧電梯CIO 王孝全表示：億方云的“客戶成功體系”才是最為新穎與吸引眼球的。除了輻射全國的專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)及體系外，還可根據(jù)企業(yè)自身需求，提供個(gè)性化定制服務(wù)。
      西奧電梯希望在做好企業(yè)核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的統(tǒng)一管理、沉淀、整合等體系化管控的基礎(chǔ)上，更充分地將企業(yè)知識(shí)精髓傳達(dá)給每個(gè)員工，并真正應(yīng)用到實(shí)際工作中。未來，通過與億方云展開的更深入合作，西奧電梯還將為西奧云個(gè)性化定制更多智能化辦公元素，完成更深層的知識(shí)管理。