目前，通過(guò)浙江制造認(rèn)證的電梯企業(yè)為數(shù)甚少，杭州西奧電梯有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“西奧電梯”）便是其中之一。作為一家現(xiàn)代化綜合型電梯服務(wù)制造商，西奧電梯在電梯整機(jī)產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、安裝及售后維保等環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生大量報(bào)表、圖紙、音視頻資料等各類(lèi)形式的知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)于知識(shí)的高效管理有著強(qiáng)烈需求。

就是這樣一家知識(shí)管理的高需求企業(yè)，2017年便選擇與億方云達(dá)成合作。這背后，西奧電梯究竟有著怎樣的考量？

基于西奧電梯繁多的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)，億方云為之搭建起了集文件存儲(chǔ)、共享與辦公于一體的統(tǒng)一知識(shí)管理平臺(tái)——西奧云。在西奧云上，總公司，各分、子公司，上游供應(yīng)商，下游代理商，外部項(xiàng)目參與者等企業(yè)內(nèi)外部成員間都可實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用場(chǎng)景下的文件快速、安全流轉(zhuǎn)，企業(yè)知識(shí)管理取得一定成效。

搭建產(chǎn)品資料庫(kù)，企業(yè)核心知識(shí)被有效匯聚

西奧電梯擁有九大系列、二十余種梯型產(chǎn)品，加上電梯產(chǎn)品本身就相對(duì)復(fù)雜，設(shè)計(jì)要求也較高，涉及的文檔也自然更為繁雜。以銷(xiāo)售管理部門(mén)為例，如何有效管理好各類(lèi)產(chǎn)品文件，并方便相關(guān)銷(xiāo)售人員快速找到所需文件，一直是困擾他們的一大難題。

此前，為了便于銷(xiāo)售相關(guān)人員查找文件，銷(xiāo)售管理部人員在FTP中以電梯型號(hào)命名文件夾資料，這樣銷(xiāo)售人員可以根據(jù)型號(hào)一層層查找到自己想要的電梯產(chǎn)品資料，但是長(zhǎng)期下來(lái)，文件夾層級(jí)深查找效率低，并且電腦系統(tǒng)限制文件夾路徑的長(zhǎng)度，文件存放受限。

西奧云作為西奧電梯各類(lèi)梯型產(chǎn)品的資料庫(kù)，可將企業(yè)所有文件有效匯聚，包括應(yīng)用系統(tǒng)和散落在FTP、QQ、郵箱、個(gè)人PC等各處的文件，逐步形成西奧電梯的核心知識(shí)庫(kù)。同時(shí)，運(yùn)用云盤(pán)的搜索功能，不局限于文件夾標(biāo)記文件路徑，員工通過(guò)搜索標(biāo)簽、關(guān)鍵詞、文件類(lèi)型等屬性也能較快搜索到對(duì)應(yīng)梯型的產(chǎn)品文件，提高了查找的效率和便利性。

信息交互不再繁瑣，跨部門(mén)溝通效率明顯提升

除文件繁多外，西奧電梯總部各部門(mén)之間信息交互困難也是辦公效率無(wú)法快速提升的一大阻礙。以【工地運(yùn)營(yíng)部】-【安裝工藝】的工作流程為例，之前，電梯安裝說(shuō)明書(shū)的完整產(chǎn)出流程中常常需要多部門(mén)配合：

研發(fā)中心需要提供前期素材、內(nèi)審后確定最終版電梯安裝說(shuō)明書(shū)，工地運(yùn)營(yíng)部需要整合素材并形成電梯安裝說(shuō)明書(shū)，圖文打印商則需將安裝說(shuō)明書(shū)打印入包給相關(guān)部門(mén)，多部門(mén)間的文件交互十分頻繁。而以上流程中涉及的所有過(guò)程文檔，都是通過(guò)微信、QQ、郵件等形式進(jìn)行傳輸，產(chǎn)品信息在各部門(mén)中流轉(zhuǎn)效率低下，特別是大文件傳輸時(shí)間成本高。

在西奧云上，工地運(yùn)營(yíng)部通過(guò)將研發(fā)中心拉入?yún)f(xié)作、將電梯安裝說(shuō)明書(shū)外部協(xié)作給圖文打印商，便能實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的素材共享與內(nèi)外部的高效協(xié)同辦公。同在協(xié)作文件夾內(nèi)的工地運(yùn)營(yíng)部、研發(fā)中心同事及外部圖文打印商，可同時(shí)在線(xiàn)預(yù)覽電梯安裝說(shuō)明書(shū)，有編輯權(quán)限的協(xié)作成員還可直接修改文件，保存后看到的均是最終版本，不再需要通過(guò)微信、QQ、郵件等平臺(tái)反復(fù)進(jìn)行上傳、傳輸、下載等繁瑣步驟，原本需要數(shù)十次來(lái)回傳輸、接收、修改、確認(rèn)2小時(shí)的文件現(xiàn)在只需30分鐘即可完成整套流程，時(shí)間成本節(jié)省75%；還可針對(duì)文件展開(kāi)討論并將修改意見(jiàn)直接@相關(guān)人員，各部門(mén)間的溝通效率也得到了很大提升。

打通信息共享渠道，總部與分公司文件協(xié)作更便捷

此前，西奧電梯分、總公司的信息共享受地域限制，總部向分公司信息下發(fā)、收集沒(méi)有統(tǒng)一的平臺(tái)，利用微信、QQ、郵件等方式在傳輸效率、安全管控等方面存在諸多弊端，給工作帶來(lái)很大的不便利性：

（1）總部-銷(xiāo)售管理部通過(guò)郵件分發(fā)銷(xiāo)售政策、產(chǎn)品合同資料給分公司人員，分公司的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)再通過(guò)郵件分別發(fā)送至總部人員郵箱，總部人員需要單獨(dú)一個(gè)個(gè)下載，機(jī)械重復(fù)的操作浪費(fèi)工作時(shí)間；

（2）總部-工地運(yùn)營(yíng)部向分公司下發(fā)安裝資料和視頻，用社交平臺(tái)如QQ傳輸效率低、且?guī)滋旌笪募瓦^(guò)期了不可追溯，也沒(méi)有權(quán)限管控能力。

而在使用西奧云之后，總部與分公司、西奧電梯與代理商、研發(fā)與生產(chǎn)之間信息共享渠道被打通，上述問(wèn)題得到有效解決，文件協(xié)作效率也有了顯著提升：

（1）在西奧云上，為分公司銷(xiāo)售支持創(chuàng)建群組并拉通協(xié)作，相關(guān)人員即可共享總部銷(xiāo)售政策、產(chǎn)品資料。同時(shí)，分公司成員還可快速上傳各自的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)文件至指定文件夾，收集工作輕松完成；

（2）總部-工地運(yùn)營(yíng)部將分公司工程安裝、工程服務(wù)人員作為群組拉通協(xié)作，共享總部的電梯安裝視頻資料，避免了傳輸效率低、文件過(guò)期的弊端。同時(shí)，通過(guò)靈活的權(quán)限設(shè)置：分公司人員可直接在線(xiàn)預(yù)覽視頻，但不能下載與分享，以此保證文件的安全性。

搭建信息傳遞橋梁，確保外發(fā)文件安全可控

在日常工作中，各分、子公司、上游供應(yīng)商及下游代理商間業(yè)務(wù)線(xiàn)繁多，往往需要多方傳遞信息：上游供應(yīng)商負(fù)責(zé)電梯零配件生產(chǎn)并供貨給總部及分、子公司，由總部及分、子公司負(fù)責(zé)電梯整機(jī)綜合服務(wù)；各層級(jí)公司又將電梯產(chǎn)品授權(quán)給下游經(jīng)銷(xiāo)商，由他們負(fù)責(zé)代理電梯銷(xiāo)售、安裝、維修、保養(yǎng)等服務(wù)。

此前，工地運(yùn)營(yíng)部通過(guò)郵件、QQ等方式向代理商發(fā)送文件，無(wú)法統(tǒng)一管理和進(jìn)行文件安全管控。再加上電梯安裝、維修的視頻指導(dǎo)資料多為幾百M(fèi)，傳統(tǒng)的文件傳輸方式大多對(duì)速度有所限制，且更新版本后又需重新發(fā)送、傳輸，多版本資料導(dǎo)致信息錯(cuò)亂的現(xiàn)象也是屢見(jiàn)不鮮，很顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足工地運(yùn)營(yíng)部的需要。如何保證各渠道各級(jí)代理商快速獲取最新產(chǎn)品資料，權(quán)限又能可控，并保證信息的一致性和實(shí)時(shí)更新顯得尤為重要。

為方便代理商及時(shí)查看到企業(yè)資料，總部-工地運(yùn)營(yíng)部在西奧云開(kāi)通了一個(gè)外部協(xié)作賬號(hào)，可供近千人的外部代理商共用。同時(shí)，外部協(xié)作人員可在線(xiàn)預(yù)覽音視頻，在外安裝電梯人員還可使用APP離線(xiàn)功能，將大視頻文件離線(xiàn)后再觀看，既省流量又能加快預(yù)覽速度。此外，通過(guò)“不允許下載與分享”的協(xié)作權(quán)限設(shè)置，可有效保證文件安全性。

目前，西奧電梯內(nèi)部使用億方云的員工人數(shù)已有1500多人，西奧云上建立起文檔目錄數(shù)百個(gè)，上傳工作文件數(shù)百萬(wàn)個(gè)。而通過(guò)億方云的使用，跨區(qū)域、分公司及各大部門(mén)間可實(shí)現(xiàn)各訂單資料、項(xiàng)目文件、產(chǎn)品型號(hào)、電梯生產(chǎn)進(jìn)度等資料的快速傳輸、同步和共享，自身客戶(hù)服務(wù)能力和效率都得到了大幅提升。

此次獲獎(jiǎng)，是西奧電梯對(duì)億方云產(chǎn)品功能、體驗(yàn)、服務(wù)等各方面能力的極大肯定。而事實(shí)上，在服務(wù)層面能力的調(diào)研與產(chǎn)品選型過(guò)程中，西奧電梯CIO 王孝全表示：億方云的“客戶(hù)成功體系”才是最為新穎與吸引眼球的。除了輻射全國(guó)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)及體系外，還可根據(jù)企業(yè)自身需求，提供個(gè)性化定制服務(wù)。

西奧電梯希望在做好企業(yè)核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的統(tǒng)一管理、沉淀、整合等體系化管控的基礎(chǔ)上，更充分地將企業(yè)知識(shí)精髓傳達(dá)給每個(gè)員工，并真正應(yīng)用到實(shí)際工作中。未來(lái)，通過(guò)與億方云展開(kāi)的更深入合作，西奧電梯還將為西奧云個(gè)性化定制更多智能化辦公元素，完成更深層的知識(shí)管理。