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有了這個方法，3分鐘解決90%的文件管理與搜索難題

說到文件搜索，肯定有人會說：無非就是設(shè)置好文件名，然后通過關(guān)鍵詞搜索嘛。
對，但也有缺點(diǎn)：我們要記住文件名。不要以為這很容易，絕大部分人只能記住最近使用或常用文件。
如果你也曾遭遇過絞盡腦汁也想不出文件名的痛苦，那么我會建議你試試下面 3 種方法。

01 優(yōu)化文件索引系統(tǒng)

通常來說，我們定位文件的方法無非兩種：1. 通過文件夾分類查找；2. 通過關(guān)鍵詞搜索。
兩種方法各有優(yōu)勢，但缺點(diǎn)也同樣明顯，當(dāng)你不知道文件夾在哪，或忘記文件名時，除了撓撓焦慮的頭發(fā)就別無他法了。

不過對于這兩點(diǎn)，我們可以通過更好的文件命名和分類來規(guī)避，這很大程度上決定了文件索引系統(tǒng)的易用性。因?yàn)槲募ㄎ坏倪^程就是對文件命名和分類的復(fù)現(xiàn)。

（1）做好分類，每個文件放到合適的位置

分類前建議先根據(jù)自己的主要工作內(nèi)容，整理出分類模塊。同時，為了達(dá)到整體的簡潔有序，要避免層級過多，每個層級盡量不超過3層。

（2）打造一個適合自己的命名體系

不同人有不同的命名方法，但要記住兩點(diǎn)：1. 一定要符合自己的使用習(xí)慣；2. 要堅定的執(zhí)行。

比如最常見的「三段式命名法」：
時間+人物+項目+描述
舉栗子：20220708_優(yōu)秀小編_年中評選.doc
項目名稱+內(nèi)容描述+版本/時間
舉栗子：360億方云_產(chǎn)品介紹3.0_20220631.pdf
時間+人+工作事項+版本
舉栗子：20280701-王美麗-七夕海報V1.0.psd
不同模塊之間可以用 - 或 _ 來進(jìn)行區(qū)隔，讓整體看起來更清晰。

02 提高文件搜索效率

“快速定位”是我們做文件管理的終極目標(biāo)。文件多了以后，常規(guī)的關(guān)鍵詞搜索會逐漸無法滿足我們的需求。
所以在完成第一步的基礎(chǔ)上，我們還可以對「搜索」進(jìn)行二次優(yōu)化。
（1）過濾搜索結(jié)果，提高精準(zhǔn)度
電腦系統(tǒng)自帶的搜索功能相對單一，我們可以借助一些工具提高文件檢索效率。可能很多人還不知道，360億方云除了文件同步外，還是一個文件搜索“神器”。
舉個例子，小編日常的工作文檔都存放在360億方云云盤上，當(dāng)我們通過關(guān)鍵詞檢索出結(jié)果之后，360億方云云盤還可以進(jìn)一步縮小“目標(biāo)范圍”。
如上圖所示，我們可以對文件夾范圍、文件類型、匹配內(nèi)容、時間范圍等內(nèi)容進(jìn)行二次篩選，以此快速定位到想要的文件。
（2）忘記關(guān)鍵詞？試試“全文搜索”
當(dāng)然了，我們并不是都能記住文件名。曾經(jīng)小編花了2小時用“攻略、指南”等詞去搜一篇旅游手冊，最后發(fā)現(xiàn)自己當(dāng)時用的關(guān)鍵詞是“秘籍”……
這個時候，「全文搜索」功能就顯得非常有必要了。
360億方云上有非常好用的全文檢索功能，它能夠檢索出Word、Excel、PPT、PDF等文檔里的內(nèi)容。只要你記得文檔中某一個詞語，就可以快速找到標(biāo)題or正文中包含關(guān)鍵詞的文件。
【注意】全文搜索僅支持前6000字符。

03 搭建文件“捷徑”

完成以上兩步，基本可以解決90%以上的文件定位問題。
不過我們還是有一些可以提升的地方，比如對于重要且常用的文件，我們完全可以跳過“搜索”這一步。
（1）快速找到“最近使用”的文件
有個場景在我們工作中非常常見：前一天未編輯完的文檔，第二天想要繼續(xù)編輯的時候卻找不到了。
通常這個時候，我們可以借助360億方云「最近使用」功能快速找到。
操作方法：
依次點(diǎn)擊360億方云上的「文件」-「最近使用」即可打開最近使用的文件記錄，找到近期使用（編輯、預(yù)覽、上傳等）過的文件。
（2）記得為“常用文件”做好標(biāo)記
「常用文件」是360億方云上另外一個好用的文件直達(dá)神器，如果有些文件/夾需要經(jīng)常打開，那么我們將其添加為常用。
操作方法：依次點(diǎn)擊360億方云上的「文件」-「最近使用」即可打開最近使用的文件記錄，找到近期使用（編輯、預(yù)覽、上傳等）過的文件。
（3）打好“文件標(biāo)簽”，一鍵直達(dá)
除了「最近使用」和「常用文件」外，「常用標(biāo)簽」同樣可以提高我們的搜索效率，而且實(shí)際應(yīng)用上也更靈活。
例如我們可以將周報、月報這類更新頻率不高但重要的文件打上「工作總結(jié)」標(biāo)簽，這樣定期更新的時候就能快速找到。
操作方法：
鼠標(biāo)放在目標(biāo)文件/夾上，點(diǎn)擊名稱旁邊的小標(biāo)簽-編輯標(biāo)簽，然后填入關(guān)鍵詞保存即可。
【注意】：一個文件/夾同時添加最多50條標(biāo)簽。
提高工作效率的途徑有很多，不妨從最簡單又實(shí)用的縮短“文件定位路徑”做起，畢竟，關(guān)鍵時刻又又又找不到文件的情況真的很尷尬……