電腦文件管理的重要性
要想成為一名有條理的法律專(zhuān)業(yè)人士（organized legal professional），管理好電腦文件的重要性不言而喻。在這個(gè)問(wèn)題上，其實(shí)外所要遠(yuǎn)遠(yuǎn)比內(nèi)所做得好很多。之前我在外所實(shí)習(xí)的時(shí)候，新人入職會(huì)有很多培訓(xùn)，其中很重要的一項(xiàng)就是如何按照所里的政策保存項(xiàng)目文件。
最近一個(gè)閨蜜入職CC，在繁忙的工作中，還要完成類(lèi)似地強(qiáng)制培訓(xùn)。相比之下，在內(nèi)所，這方面的要求和培訓(xùn)就少很多。以至于即使是紅圈所的很多律師，都沒(méi)有建立完善的文件管理系統(tǒng)，所以免不了經(jīng)常問(wèn)別人要之前別人已經(jīng)發(fā)給過(guò)他們（甚至不止一次）的文件。這著實(shí)不利于塑造一個(gè)專(zhuān)業(yè)、靠譜的律師形象。
得益于之前在外所實(shí)習(xí)養(yǎng)成的習(xí)慣，我從2015年入職以來(lái)，一直盡量以有序的方式保存項(xiàng)目上的文件。當(dāng)有同事問(wèn)我要某方面的文件，我可以很快定位到那個(gè)文件，然后發(fā)給他們。
今天把暫時(shí)能想到的幾點(diǎn)律師行業(yè)的文件管理方法，分享一下。
一、電腦文件的分類(lèi)管理
經(jīng)常看到很多律師的電腦桌面上被大量的文件覆蓋，在處理項(xiàng)目文件較多的情況時(shí)，很容易發(fā)生版本錯(cuò)亂、找不到最新版本、甚至給老板或客戶(hù)發(fā)錯(cuò)版本的尷尬局面。因此，保持電腦文件的有序性很重要。
我的電腦桌面一般只有幾個(gè)常用的圖標(biāo)，主要可以分為我的電腦、垃圾箱、常用的資源文件夾、最近處理的項(xiàng)目文件夾在桌面的快捷方式等。如果想要快速找到某個(gè)盤(pán)中特定的文件夾，使用“window鍵+E”的快捷鍵很方便，因此不需要在電腦桌面放過(guò)多的文件夾或文件。
在我存儲(chǔ)文件的盤(pán)里（往往是D盤(pán)），會(huì)對(duì)所有的文件按照特定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，并編上編號(hào)。這樣記憶+找起來(lái)非常方便。
比如，你可以：
1 常用資源（包括一些template、法律數(shù)據(jù)庫(kù)賬號(hào)等）；
2 Marketing (主要放一些BD PPT，同時(shí)在這個(gè)文件夾里PPT也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的分類(lèi)) ；
3 Knowhow (包括FCPA、中國(guó)反腐敗、反賄賂相關(guān)的文件、資源) ；
4 相關(guān)領(lǐng)域常用法律法規(guī)（例如勞動(dòng)法、反洗錢(qián)、公司法等常用的一些法律法規(guī)等） ；
5 客戶(hù)1 （包含該客戶(hù)的所有項(xiàng)目。因?yàn)橛行┐罂蛻?hù)項(xiàng)目會(huì)非常多，因此有必要將該客戶(hù)的項(xiàng)目都放在一個(gè)文件夾中進(jìn)行管理）；
6 Matter Completed (包括所有已完成，并且之后基本不會(huì)用到的文件夾。這個(gè)文件夾存在的意義就是確保放文件的那個(gè)盤(pán)（例如D盤(pán)）不會(huì)出現(xiàn)太多的文件夾，避免找一個(gè)文件會(huì)花費(fèi)幾秒以上的時(shí)間)
大概就是這么個(gè)分類(lèi)方法。要注意：
1 任何一個(gè)文件夾都要進(jìn)行分類(lèi)
如必要，所有文件都需要進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)的目標(biāo)是確保能在最短的時(shí)間內(nèi)很快找到你想要的文件。 例如，在行受賄相關(guān)的法律法規(guī)中，我分了很多個(gè)文件夾，包括刑法、立案標(biāo)準(zhǔn)、量刑標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)人犯罪與單位犯罪、國(guó)家工作人員的認(rèn)定等文件夾，里面包括相應(yīng)的法條、司法解釋、評(píng)論性文章等，會(huì)按照文件類(lèi)別進(jìn)一步進(jìn)行分類(lèi)。
這樣，如果同事問(wèn)到我某個(gè)問(wèn)題，我一時(shí)想不起來(lái)，就可以很快找到對(duì)應(yīng)的文件夾中的某個(gè)法條或司法解釋?zhuān)皇窃诜庞幸欢逊l司法解釋的文件夾中來(lái)回搜尋我想要找的那個(gè)司法解釋。
2 將項(xiàng)目文件按照屬性/類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)
律師在服務(wù)客戶(hù)項(xiàng)目的過(guò)程中，免不了會(huì)有很多文件。在一個(gè)項(xiàng)目文件夾中，可以按照文件的屬性和類(lèi)型將文件進(jìn)行分類(lèi)，例如背景文件、工商信息、法律檢索、訪談筆錄、交易文件、盡調(diào)報(bào)告等。文件分類(lèi)越清楚，找起來(lái)會(huì)越快。
3 保留好最終版本
一份工作成果在發(fā)給客戶(hù)之前，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部免不了會(huì)由不同的高年級(jí)律師和合伙人進(jìn)行comment改來(lái)改去。因此，在文件夾中最好能清楚的保留各個(gè)版本，尤其是最終版本。
保留好各個(gè)版本的最大好處，我認(rèn)為，就是在日后發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候，可以追溯某些有問(wèn)題、出bug的地方是誰(shuí)加上去的。是第一稿的撰稿人本身就寫(xiě)錯(cuò)后面沒(méi)發(fā)現(xiàn)，還是后續(xù)review的高年級(jí)律師加上去的。這樣可以找出出現(xiàn)錯(cuò)誤的環(huán)節(jié)，某些程度上也可以避免背鍋。
對(duì)于很多合伙人來(lái)說(shuō)，能親自“操刀”對(duì)文件進(jìn)行修改和評(píng)論，實(shí)屬不易。因此，一般對(duì)于合伙人comment的那版，我也會(huì)單獨(dú)保留備注。等deadline過(guò)去之后，將合伙人那版和自己的那版進(jìn)行對(duì)比，學(xué)習(xí)合伙人改動(dòng)的地方，便于日后提高和進(jìn)步。
對(duì)于最終版本，也要保留好，因?yàn)榘l(fā)給客戶(hù)之后，客戶(hù)往往也會(huì)進(jìn)行comment，那就需要在之前的最終版本上進(jìn)行修改。如果版本錯(cuò)亂，導(dǎo)致在發(fā)給客戶(hù)之后，才發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)版本，因此帶來(lái)的熬夜加班是小，聲譽(yù)損失是大。
二、郵件的處理
1 發(fā)郵件一定要寫(xiě)主題（Subject）
目的是日后想要搜索這個(gè)郵件的時(shí)候，可以使用關(guān)鍵詞很快定位到該郵件。郵件主題可以包括項(xiàng)目名稱(chēng)、文件主題、項(xiàng)目案號(hào)等。
現(xiàn)在很多客戶(hù)，尤其是民企和國(guó)企，都喜歡用微信溝通工作，導(dǎo)致律師不可避免的需要通過(guò)微信傳輸一些文件。但即使如此，最好能先發(fā)個(gè)郵件，之后再去微信溝通或微信傳輸。因?yàn)槲⑿攀前惭b在個(gè)人電子設(shè)備上的即時(shí)消息平臺(tái)， 很多消息和文件不會(huì)長(zhǎng)久保留。日后如果發(fā)生爭(zhēng)議，找不到證據(jù)、證據(jù)未及時(shí)留存是個(gè)問(wèn)題。
2 將郵件進(jìn)行歸類(lèi)
Outlook有個(gè)功能是將郵件進(jìn)行手動(dòng)或自動(dòng)歸類(lèi)。你可以在收件箱中按照特定原則進(jìn)行分類(lèi)、建立不同文件夾，可以手動(dòng)將某一類(lèi)項(xiàng)目拖到特定文件夾內(nèi)。也可以設(shè)置規(guī)則，將某類(lèi)郵件自動(dòng)歸類(lèi)到特定的文件夾內(nèi)。
所謂自動(dòng)歸類(lèi)就是，收到某個(gè)郵件之后，這個(gè)郵件按照你之前設(shè)置的規(guī)則，自動(dòng)進(jìn)入“收件箱”下設(shè)的某個(gè)文件夾，如果不進(jìn)行額外操作，一般不會(huì)給你新郵件的提醒。
所以，對(duì)于一些不太重要的郵件，例如新同事入職、同事稍晚進(jìn)所的、電話會(huì)議號(hào)碼等郵件，我一般會(huì)設(shè)置規(guī)則，讓他們自動(dòng)進(jìn)入特定文件夾。 這樣，每天收到的文件基本上都是項(xiàng)目上的文件，不會(huì)因?yàn)樘貏e雜亂的收件箱而錯(cuò)過(guò)一些重要郵件。
三、及時(shí)解決電腦bug并進(jìn)行文件備份
前段時(shí)間，我的工作電腦（剛換不到半年），反應(yīng)非常慢，打開(kāi)瀏覽器在搜索框輸入關(guān)鍵詞，需要等幾秒才能顯示輸入完畢，office系統(tǒng)也比較緩慢，電腦動(dòng)不動(dòng)就卡得不行。
持續(xù)幾天之后，在某天工作任務(wù)不太重的情況下，我趕緊聯(lián)系IT大哥，幫我分析下原因，解決問(wèn)題。
在IT大哥幫我進(jìn)行一番操作之后，電腦馬上變得順暢很多。
因此，工作電腦遇到任何問(wèn)題，一定要積極聯(lián)系內(nèi)部IT或外部IT朋友及時(shí)解決，否則，會(huì)非常耽誤工作效率。 除了及時(shí)解決電腦bug，要及時(shí)備份文件。
文件備份不及時(shí)，最壞的情況有可能導(dǎo)致熬夜加班的工作成果，遇到系統(tǒng)崩潰，瞬間化為烏有，相信這種例子在你們的朋友圈并不少見(jiàn)吧。
因此，平時(shí)工作中，可以及時(shí)進(jìn)行“Ctr+S”操作，并將office文件自動(dòng)保存的時(shí)間設(shè)置為“1分鐘”，如果隔夜或一段時(shí)間不對(duì)某個(gè)重要文件進(jìn)行操作，也可以順手在“office-文件選項(xiàng)-保存并郵件發(fā)送”給自己備份，這樣即使出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，也不會(huì)損失之前的成果或損失的內(nèi)容也不會(huì)特別多。
四、瀏覽器中的常用網(wǎng)址管理
除了電腦文件、郵件管理，其實(shí)律師工作中會(huì)用到很多網(wǎng)站，如果你的網(wǎng)站能按照有條理的方式保存下來(lái)，那無(wú)疑可以提高工作效率。
瀏覽器一般都是可以點(diǎn)擊收藏的，收藏的時(shí)候可以分門(mén)別類(lèi)。
比如我的瀏覽器的最上方那一欄就是分類(lèi)進(jìn)行收藏的。主要包括FCPA類(lèi)、查工商、查文書(shū)、查法條、工具（翻譯、PDF處理網(wǎng)站）等。
依次往右就是經(jīng)常使用到的網(wǎng)站匯總。這樣，想要使用某個(gè)網(wǎng)站，就可以點(diǎn)開(kāi)對(duì)應(yīng)文件夾，及時(shí)找到網(wǎng)站，而不用每次都去搜索引擎的搜索框中輸入關(guān)鍵詞檢索。
五、便箋（Sticker）的使用
這條嚴(yán)格意義上說(shuō)不屬于電腦文件管理系統(tǒng)中的一環(huán)。但是這個(gè)東西很實(shí)用。
便箋（Sticker），其實(shí)就是電子便利貼，顧名思義，就是電腦上的便利貼。
律師忙起來(lái)，經(jīng)常一天會(huì)處理很多事情，包括項(xiàng)目、行政甚至私人的一些重要事情。我一般會(huì)使用便箋把近一兩天需要做的事情寫(xiě)下來(lái)，作為一個(gè)提醒。這個(gè)工具和outlook那個(gè)任務(wù)欄可以同時(shí)使用，outlook右下角的任務(wù)欄主要提醒自己近期有哪些項(xiàng)目、需要完成哪些任務(wù)。而便利貼主要功能是提醒近一兩天工作上及生活方面的一些代辦事項(xiàng)，這樣在結(jié)束一天工作的時(shí)候，看看這個(gè)便利貼，看看哪些待辦事項(xiàng)還沒(méi)有完成，有助于管理好自己的工作和生活。
便箋使用很方便，選擇登陸之后，電子便箋會(huì)自動(dòng)保存，即使你關(guān)機(jī)，再重新打開(kāi)便箋，之前的記錄依然存在。
當(dāng)然，以上都是本地保存文件的一些tips，如果所里有類(lèi)似于imanage或worksite，項(xiàng)目文件最好能及時(shí)保存至這些系統(tǒng)中，避免電腦遇到技術(shù)故障，項(xiàng)目文件丟失的情況。
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