相比個人文檔管理，團隊文檔管理才是難上加難。

        除了文檔的整理歸類、安全存儲，還涉及到權限管理、文檔協作等更多的需求。

        團隊文檔類工具如此之多且功能各異，很多團隊或中小公司在挑選的時候，難免就會眼花繚亂。

        作為一個工具控，我就來盤點一下當下比較主流的團隊文檔類工具，幫助大家選擇最適合自己team的工具。

        一、對團隊文檔管理的需求：存儲>管理>協作

        團隊對文檔管理的需求分為三個層面：

        首先要滿足團隊文檔的存儲需求，當然同時要保證存儲安全；

        其次是文檔管理，團隊文檔雜多，要能夠進行多級目錄分類以方便檢索，此外還要求能夠對成員權限和文檔權限進行設置，保證文檔安全不泄露；

        最后，是滿足多人團隊對協作的需求，很多時候一份文檔需要很多人一起來修修改改，這時協作功能就能幫助團隊大大提升效率。

        二、對比緯度詳細介紹

        我的盤點會以上述三個大需求點為主要緯度，對各款產品進行對比。在此先介紹一下每個緯度內細分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有針對性的找到自己需要的工具。

        想直接看產品對比的朋友，可以跳過本部分。 

        1. 存儲

        存儲首先要求足夠的存儲空間，其次要求技術安全。

        現在市面上團隊文檔管理工具備份數據用的比較多的是AES-256加密標準，此算法被軍方和金融行業廣泛使用。網絡傳輸上，一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技術來保證傳輸的安全性，這兩者一般應用于網銀及支付系統的傳輸。

        AES-256安全嗎？

        如果1秒鐘嘗試20億億次不同的組合，那么所需時間遠遠大于太陽的壽命：

        2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75。

        10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太陽壽命6*10^9億年。

        也就是說，就備份技術而言，今天我對比的產品的安全性都是能夠得到保障的。

        2. 管理

        (1) 團隊管理

        提供的帳號數量上限要大于公司人數；

        能夠建立公司組織架構，從而根據不同層級部門來管理不同團隊的文檔；

        能夠對成員進行不同的權限管理，保證可控。

        (2) 文檔管理

        能夠進行多級目錄分類，以合理歸類整理；

        能夠對文件權限進行設置，來保證文檔不泄露給無關的內部人員；

        能夠對分享鏈接權限進行設置，以保證文件不泄漏給無關外部人員；

        如果能在本地創建一個文件夾，該文件夾內的文件可自動同步到云端，會更方便管理文檔。

        3. 文檔協作

        支持文檔文本，即多人同時編輯一份文本，免去傳輸流程，以提高工作效率；

        支持協作表格，滿足一些簡單的表格使用場景； 支持歷史版本的查看和恢復，防止文檔崩潰或后期內容失誤造成的資料損失，最好還能查看每一版具體的修訂部分；

        能夠對文件進行評論，針對文檔直接溝通，可省去在即時通訊平臺再討論的麻煩，如果能支持對部分文字進行評論就更便于溝通；

        要求編輯方式靈活，最好線上線下都能進行編輯；

        部分人如PM或技術人員等有用markdown編輯器的習慣，所以最好也支持markdown，屬加分項。

        4. 易用性

        盡可能多終端通用，來滿足不同的團隊文檔使用場景。

        三、市面上的團隊文檔協作及管理工具對比

        市面上的團隊文檔管理、協作類工具五花八門，經典的如國外的Google Docs，功能強大又有安全保障。國內的如億方云企業網盤、金山旗下的WPS云文檔、網易的有道云協作，協作類的如以小而美著稱的石墨文檔等等。

        不同工具的側重點和提供的功能都有所區別，也沒有最好而言，適合自己team需求的就是最好的。

        1. 國外

        國外的團隊文檔工具普遍功能強大，但于國內而言，最大的不便就是需要翻墻才能使用。即使翻墻使用，網絡也并不穩定，這就間接導致了許多問題，如傳輸速度慢，協作過程卡頓等。而且還限制了使用環境，只有在能翻墻的情況下才能使用團隊文檔。

        所以，我個人并不推薦使用國外的團隊文檔類工具。

        下面簡述三款國外的團隊文檔類工具：

        (1) Google Docs

        谷歌這種大廠的出品，質量有保障。文件管理方便，搜索功能好用。協作功能領先，協同編輯的內容可以實時查看，協作表格尤其出色，體驗感佳。但基于谷歌的瀏覽器即終端的理念，本身是基于Web建立，所以終端不夠多。

        (2) Microsoft Office365

        Office本家的產品，協同和編輯功能當然都好用，其他的功能也不遜色。能夠用Office365的郵箱實現很便捷的分享，并且能夠設置權限。

        支持多終端。

        (3) Quip

        看似不是大廠出身，實際上是Facebook的前CTO，也是Google Maps團隊的創建人Bret Taylor做的一款協作產品，而且團隊基因也非常好。

        模式是即時通訊+協同辦公，功能清晰。

        比起Google Docs和Office365，很多人更欣賞Quip的輕便。

        2. 國內的團隊文檔類工具

        (1) 一起寫

        一起寫的CEO蔡建在谷歌工作了八年，害怕自己在谷歌待得太舒服以至于形成惰性，所以跳出來做了自己的產品，來解決國內辦公領域的痛點。

        蔡建在谷歌形成的良好工作素養在一起寫這款產品上得到了很好的體現。比如注重的功能點非常明確——協同辦公、多終端辦公、易上手。其他的功能則不再贅入。

        在使用中也能體會到，一起寫的協作辦公功能非常強大，基礎的存儲功能也能做到。團隊管理和文檔管理的部分，則不是一起寫的側重點，但可以通過以分享鏈接的形式來實現權限管理。

        可惜一起寫的UI設計并不是很精致，對于挑剔的人而言可能有些拙陋。

        (2) 億方云

        億方云也是一款團隊云盤，主要領域都是文件存儲跟管理、文件共享、文件協作。

        作為企業級文件管理與協作云平臺，企業可以便利的實現部門內，部門間以及與企業外部的文件共享，并靈活設置權限，同時通過億方云強大的在線編輯，多格式預覽，全文檢索，文件評論等功能，實現隨時隨地，任何設備上的文件辦公與協作，提升企業的內外部工作協同效率。

        億方云專注于以互聯網運營的模式進行產品規劃、設計與研發，擁有卓越的用戶體驗以及世界五百強實踐認可的安全保障。

        通過億方云，企業可以輕松的實現海量文件的聚合，存儲以及規范化管理，實現知識的有效沉淀和安全保護。 

        四、團隊文檔管理建議：專人負責

        一個團隊的知識庫是很龐大的，產生的相關文檔也非常雜亂。建議指定專人來負責團隊文檔，進行規劃和整理歸類。

        既要鼓勵成員創造添加知識文檔，還要進行后期的梳理。這個角色就像圖書管理員一樣，不僅要引入新書，還要讓書處于合適的書架上，以方便取用。

        如果不指定專人來管理，就會人多手雜，每個人都有自己的方式，導致團隊文檔混亂無序。

        以上是我的個人見解，供參考。希望能夠幫助大家在眾多團隊文檔工具中選擇最適合自己的一款。