知名咨詢公司麥肯錫的一項研究表明：企業的中高層管理人員平均每天要花89%的時間在溝通上。

為了提高溝通效率，麥肯錫內部有套“30秒電梯理論”，即員工需在30秒內將業務表達清楚，然后給上級30秒時間做出判斷。

30秒看上去很美好，但也有很多限制，比如一些涉及多圖表、多文件的項目往往無法用一兩句話概括。這個時候，我們就需要更聚焦、高效的溝通方式。

求資料難如登天，好方法才是關鍵

“建立公共資料庫，找文件不求人”

每當項目結束，負責項目歸檔的同事總是忙得焦頭爛額。

同事A的一天：

同事A：Tony，上次活動的現場照片&視頻發我下~

同事A：Mary，活動的數據幫忙拉下哦~

同事A：Vivian，活動的所有費用整理好發我~

……

同事A：Tony，怎么又是你最后！整！快！點！

一件并不復雜的工作，但消耗的時間成本很高。這個時候，我們只需在億方云上建立「公共文件夾」，就能輕松解決效率難題。

以營銷活動為例，在項目初期，我們就可以創建一個項目文件夾，然后在這個目錄下創建活動相關的二級文件夾，如活動物料、活動照片&視頻、活動預算等。

建好文件夾后，再邀請相關同事加入協作，這樣相關同事只需將自己負責的部分上傳即可。每當文件夾中的文件有變動，云端會實時同步，確保協作各方都能看到最新的文件版本。

項目結束后，負責歸檔的成員也能直接從公共文件夾中調取，無需再挨個溝通。

溝通時間跨度大，聊天噪音多又雜

“基于文件溝通，消息實時觸達”

在聊天工具群里討論工作，很容易被其他聊天內容覆蓋、干擾，并且想要回溯時需要篩除大量無用信息，耗時又耗力。

某工作聊天群：

同事A：同志們，項目策劃案出了，想聽聽你們的意見，明天找個會議室聊下？

同事B：2020年第一頓，中午一起吃嗎？

同事A：1

同事C：1

同事D：1

同事A：等會，你們別自動忽略最上面那條消息啊！

而億方云可以為我們提供一個“干凈、無打擾”的工作交流空間。

億方云支持對單一文件 / 文件夾進行評論，當需要其他同事參與討論時，可直接在評論中@對方。對方會收到實時的消息提醒，第一時間查看并處理。

并且，文件下的溝通歷史會被留存，便于負責人掌握項目的進度，以及項目結束后的復盤整理。

內容誤刪難追溯，總是背鍋心里苦

“歷史版本留存，文件隨時找回”

我們經常會遇到多人參與編輯一份項目文檔的情況，每個人負責編輯一部分內容，最后匯總。但文件流轉時總會出現“誤操作”的情況……

某工作群內：

同事A：那個部門數據匯總表格，你們誰把Q4的數據刪了？

同事B：不是我，這兩天電腦壞了，我都沒作案工具

同事C：九年義務教育不允許我做出這種事

同事D：+1，最近忙著帶娃，還沒來得及改

同事E：我的為人，你懂的

同事A：……

職場風云變幻，你不知道下一刻到來的是驚喜還是驚嚇，一個成熟的職場人總會為自己留條“后路”。

億方云的「歷史版本」就是這樣的“后悔藥”。

億方云有強大的歷史版本管理功能，多人協作時，每次保存都會生成一個歷史版本（最多100個），支持隨時追溯恢復。

除了事后補救，你還可以事先對協作成員進行「限制編輯」。

操作也很簡單：

① 打開菜單欄「協作」中的「工作表權限」；

② 點擊右側的「添加可編輯區域」，并在表格里選中想要限制編輯的單元格；

③ 點擊「開啟保護」，選擇設置密碼保護。

設置好以后，每個人只需完成自己可編輯的區域即可，無需擔心其他數據被誤刪。

最后，希望今天分享的高效溝通方法能幫到你~

只有省下那些重復工作的時間，我們才有精力創造更有價值的事情~

【關于360億方云】

360億方云是企業網盤領域的頭部廠商，一方面可以滿足企業文件存儲與管理需求，實現海量文件的實時同步和多模板文件應用，另一方面可以滿足企業協同和移動辦公需求，為用戶提供即時、安全、強大的協同產品。此外，360億方云提供云+端文件安全場景解決方案，實現全鏈條防護、智能殺毒防勒索、敏感內容檢測預警分析和維護網間內容的安全交換，同時滿足各類企業不同IT架構的部署需求。

截止目前，已有500,000+企業客戶選擇360億方云，覆蓋政府、制造、教育、房地產、零售和互聯網等20+行業。360億方云提供的專業安全的文件管理及協作云服務，有效助力了企業提升文件非結構化數據管理效率，獲得了諸多客戶的高度認可。